=====3.2.2.1. Adiantamentos Diversos===== \\ **Legislação pertinente:** * //Resolução PGJ nº 101, de 22 de outubro de 2002// – Estabelece critérios e procedimentos para realização de despesas não submetidas ao processo normal de pagamento e dá outras providências. (art. 2º) * //Resolução PGJ nº 02, de 15 de janeiro de 2003// – Altera o formulário instituído pelo Anexo III da Resolução PGJ nº 101, de 24 de outubro de 2002, de solicitação de adiantamentos diversos. * //Resolução PGJ nº 36, de 27 de abril de 2004// – Altera dispositivos da Resolução nº 101, de 24 de outubro de 2002 e dá outras providências. * //Resolução PGJ nº 43, de 02 de junho de 2004// – Altera dispositivos da Resolução nº 101, de 24 de outubro de 2002 e dá outras providências. * //Portaria DG nº 2050, de 06 de novembro de 2002// – Regulamenta a aplicação de adiantamento para realização de despesa miúda e de pronto pagamento nas comarcas integrantes de Região Administrativa, nos termos da Resolução nº 101, publicada no “Minas Gerais” em 24 de outubro de 2002 e dá outras providências. * //Portaria DG nº 904, de 27 de abril de 2004// – Altera dispositivos da Portaria DG nº 2.050, de 08 de novembro de 2002. **a) O que são adiantamentos diversos?** Trata-se de recursos financeiros (numerário) disponíveis aos servidores públicos para satisfação de despesas diversas que, pela sua natureza, não podem ser submetidas ao processo normal de pagamento, sob pena de passar a oportunidade de sua ocorrência e não haver efetividade na sua realização ou inviabilizar a prestação ou manutenção de um determinado serviço (ex.: combustível e lubrificante em viagem; aquisição de passagens, exceto aéreas; etc.). **b) O que são despesas miúdas e de pronto pagamento?** A despesa miúda e a de pronto pagamento são despesas feitas sob a modalidade de adiantamento e visam ao pagamento de pequenas despesas urgentes ou que, não o sendo, melhoram entretanto a qualidade do serviço (vide Resolução PGJ nº 101/2002, alterada pelas Resoluções PGJ nºs 36 e 43/2004). Ex.: material de escritório, pequenos consertos em bens móveis ou imóveis, etc.. **c) Quem pode utilizar os adiantamentos diversos?** Somente o servidor ou membro do Ministério Público credenciado ou autorizado pelo ordenador de despesa, desde que esta seja sempre precedida de empenho por estimativa na dotação própria. Ex.: apenas o condutor de veículo em viagem está credenciado a receber adiantamento para despesas com combustíveis e lubrificantes, e não mais que durante o período de viagem. No caso de despesa miúda e de pronto pagamento, estão credenciados para solicitar o adiantamento os responsáveis pelas unidades administrativas indicados nos incisos I a VII do art. 4° da Resolução PGJ nº 101/2002. Todavia, a utilização por outra pessoa pode ser definida pelo credenciado, contanto que o faça por delegação no próprio documento de solicitação do adiantamento. **d) Quais tipos de despesas poderão ser realizados com recursos de adiantamentos?** Todas aquelas elencadas no art. 2º da Resolução PGJ nº 101/2002. Porém, as despesas miúdas e de pronto pagamento que mais ensejam dúvidas devem-se ajustar ao conceito do art. 2º, § 1°, e não podem estar inclusas nas vedações impostas pela legislação geral e pelo art. 22 da Resolução PGJ nº 101/2002. A lista a seguir resume os tipos de despesas permitidas: * Combustíveis e lubrificantes para veículos em viagem; * Reparos de veículos em viagem; * Conserto de pneus; * Gastos com alimentação, pousada e transporte de empregado terceirizado, quando necessário seu deslocamento fora da Sede; * Aquisição de passagens, exceto aéreas; * Despesas miúdas e de pronto pagamento; * Despesas eventuais de gabinete (essa despesa, embora possa ser realizada sob a modalidade de adiantamento, é feita preferencialmente sob a forma de reembolso, se houver empenho prévio em nome da autoridade credenciada a utilizá-la). **e) Quais são os valores e as quantidades de adiantamentos que podem ser solicitados?** Os Anexos I e I-A da Resolução PGJ nº 101/2002, com as alterações subsequentes, especialmente as Resoluções nº 36/2004 e nº 43/2004, definem os valores limites para os Adiantamentos Diversos, os quais podem, entretanto, ser alterados por ato do Diretor-Geral, no interesse do serviço e de acordo com as disponibilidades orçamentária e financeira, nos termos do art. 2º, § 4°, da Resolução PGJ nº 101/2002, com a redação dada pela Resolução PGJ nº 043/2004. Em se tratando de despesa miúda e de pronto pagamento, os adiantamentos são limitados a número máximo de 12 (doze) por ano e seus valores estão definidos no anexo I-A da Resolução PGJ n° 101/2002 para cada comarca. Para as unidades administrativas da Capital, tanto a despesa miúda e de pronto pagamento como os limites dos demais adiantamentos são definidos no Anexo I da Resolução PGJ nº 101/2002. Entretanto, os valores adiantados para as despesas de combustíveis e lubrificantes em viagem são definidos em virtude da distância a ser percorrida pelo veículo, e os adiantamentos para aquisição de passagens são realizados em virtude do seu custo. **f) Para o anexo I-A existe algum critério quanto aos valores estipulados?** Os critérios para os valores estabelecidos no Anexo I-A estão dispostos no art. 2º, § 4°, da Resolução PGJ Nº 101/2002, com redação dada pela Resolução PGJ Nº 43/2004. **g) Que despesas NÃO podem ser realizadas com adiantamento de despesa miúda e de pronto pagamento?** São exemplos de vedações ao uso dos recursos desse tipo de adiantamento: * Aquisição de bens classificados como material permanente; * Material existente no Almoxarifado da Procuradoria-Geral de Justiça; * Passagens aéreas; * Realização de obras civis ou reformas, exceto pequenos reparos em instalações e na edificação do prédio; * Alimentos, artigos de luxo, artigos para festas e comemorações, cartões de visita; * Contratação mensal de serviços de manutenção e limpeza ou de qualquer outro serviço de prestação continuada; * Medicamentos e materiais de primeiros socorros para formação de estoque ou cujo somatório de gastos seja superior a 10% (dez por cento) do valor do adiantamento fornecido; * Artigos de higiene íntima; * Outras (nesse caso é necessário verificar a adequação ao conceito disposto no art. 2º, § 1º, da Resolução PGJ nº 101/2002). A lista completa e as exceções previstas para os itens acima podem ser consultados no art. 22 da Resolução PGJ n° 101/2002. **h) É permitido que despesas de naturezas diferentes sejam pagas em um mesmo adiantamento?** Não. Tanto a legislação geral quanto a legislação interna desta Procuradoria-Geral de Justiça vedam o pagamento de despesas de naturezas distintas com um único adiantamento, exigindo-se que a despesa guarde estrita consonância com o tipo de adiantamento fornecido. Assim sendo, é vedada a aquisição de combustíveis com os recursos do adiantamento de despesa miúda e de pronto pagamento e vice-versa. As despesas dividem-se em sete tipos, conforme disposto nos incisos do art. 2º da Resolução PGJ nº 101/2002 (direcionar link à pergunta tipos de despesas) e a cada tipo corresponde um adiantamento próprio. **i) Quando poderão ser reajustados os limites monetários e quantitativos dos adiantamentos?** O reajuste dos limites monetários e quantitativos dos adiantamentos que possuem valor fixo obedece a critérios de oportunidade e conveniência da administração superior desta Procuradoria-Geral de Justiça, observadas as disponibilidades orçamentária e financeira da Instituição. **j) Como se deve fazer a requisição de adiantamento?** A requisição de um adiantamento será efetuada utilizando-se do formulário denominado “Solicitação de Adiantamentos Diversos” – modelo disponível no endereço eletrônico do Ministério Público, (http://www.mp.mg.gov.br): //Auxiliares > Diretoria-Geral > Superintendência de Finanças > Diretoria de Contabilidade > Formulários > Arquivos > Solicitação de Adiantamentos Diversos (novo)// – que será subscrito pelo Coordenador da Unidade Administrativa ou pela Autoridade da Promotoria de Justiça credenciada para receber o adiantamento (de acordo com o art. 4° da Resolução PGJ nº 101/2002) e deverá ser encaminhado à Diretoria de Contabilidade, até o dia 25 (vinte e cinco) do mês anterior ao da vigência do adiantamento, no caso de despesa miúda e de pronto pagamento. O modelo, que serve para todos os tipos de adiantamento, é auto-explicativo e requer que sejam preenchidos todos os campos relativos à pessoa indicada no documento para os recursos do adiantamento. A indicação de nome diverso do nome do servidor ou membro do Ministério Público credenciado a receber o adiantamento, no próprio formulário, no item “emitir pagamento em nome de”, implica na delegação da responsabilidade de receber, gastar e prestar contas dos recursos disponibilizados mediante depósito em conta movimento. **k) Existem datas e prazos a serem obedecidos para a utilização de adiantamentos?** Sim. Existem prazos para aplicação e prestação de contas dos adiantamentos concedidos (arts. 7° e 8°, 10 e 12 a 14 da Resolução PGJ nº 101/2002; arts. 3° e 4° da Resolução PGJ nº 36/2004). Entretanto, no mês de dezembro, em razão do encerramento do exercício, a Superintendência de Finanças é competente para alterar todos os prazos dos adiantamentos, por meio de publicação no “Minas Gerais”, de forma que as prestações de contas sejam feitas dentro do próprio exercício. No caso de despesa miúda e de pronto pagamento, cujos adiantamentos estão limitados ao máximo de 12 (doze) por ano, a solicitação deve ser encaminhada até o dia 25 (vinte e cinco) do mês anterior ao período solicitado. Obedecido esse prazo, ainda que a área financeira não libere os recursos no primeiro dia útil do mês de vigência, essa será a data inicial considerada para fins de aplicação dos recursos, e a data final será o último dia do mês de vigência. O prazo para prestação de contas nesse caso vai até o 10º (décimo) dia útil do mês subsequente ao da aplicação. Em se tratando de adiantamentos que não estão vinculados ao mês de competência, como é o caso de adiantamento para aquisição de combustível para os veículos de Coordenadorias especiais ou para pagamento de despesas decorrentes de deslocamento de empregados terceirizados nas comarcas, o prazo para aplicação dos recursos é de 30 (trinta) dias contados da data da liberação no SIAFI-MG, sendo de 10 (dez) dias úteis o prazo para prestação de contas. Nesse caso, a data da liberação do recurso é informada por intermédio de ofício ao responsável pelo adiantamento. **l) Como é formalizada a prestação de contas?** A formalização da prestação de contas se faz com o encaminhamento do formulário de “Prestação de Contas de Adiantamentos Diversos” à Diretoria de Contabilidade, modelo disponível no endereço eletrônico do Ministério Público (http://www.mp.mg.gov.br): //Auxiliares > Diretoria-Geral > Superintendência de Finanças > Diretoria de Contabilidade > Formulários > Arquivos > Prestação de Contas de Adiantamentos Diversos.// No referido formulário devem ser preenchidos os campos destinados à identificação do responsável, empenho, liquidação, pagamento e valor, além dos documentos comprobatórios da despesa. É também necessário que todo comprovante de despesa seja certificado por dois responsáveis pelo recebimento dos materiais ou serviços, devidamente identificados pelo número do MAMP, no qual conste que os mesmos foram recebidos ou efetuados em condições satisfatórias para o serviço público estadual, conforme modelo de carimbo de certificado a seguir: \\ >>“Declaramos que os materiais/serviços foram recebidos/efetuados em condições satisfatórias para o Serviço Público Estadual em ___/___/___.” >>Ass. ........................................ >>MAMP:........................................ >>Ass:......................................... >>MAMP ........................................ >>(medidas aproximadas: 7 x 4cm) \\ Além disso, o documento de comprovação de despesa deverá ser emitido em nome da: \\ //Procuradoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais\\ CNPJ: 20.971.057/0001-45\\ Inscrição Estadual: Isenta\\ Av. Álvares Cabral, 1690 – Santo Agostinho\\ CEP: 30130-010 - Belo Horizonte/ MG// \\ O formulário possui ainda, junto da prestação de contas, uma folha de continuação da identificação dos documentos encaminhados, caso o espaço da primeira página não seja suficiente. Deve-se estar atento à devolução da importância do adiantamento não utilizada, mediante depósito em conta movimento da Procuradoria-Geral de Justiça, Banco Itaú S/A, agência 3380, conta nº 00.573-0, cujo comprovante original deve ser anexado aos demais documentos da prestação de contas. //Vale destacar que a prestação de contas somente é considerada aceita quando acompanhada do respectivo comprovante de depósito do saldo não utilizado, se houver.// Caso ocorra um gasto maior que o adiantamento, não haverá ressarcimento, pois a legislação geral veda o ressarcimento de valor gasto em excesso ao valor adiantado, no caso de adiantamento de despesa miúda e de pronto pagamento. //IMPORTANTE:// A data de emissão do documento fiscal deverá estar dentro do período de validade do adiantamento. **m) Quais documentos poderão ser rejeitados pela Diretoria de Contabilidade / SUF na prestação de contas?** Nos termos do art. 17 da Resolução PGJ nº 101/2002, serão rejeitados os documentos ilegíveis, rasurados e os que apresentarem discriminação genérica ou em código que impeça a adequada identificação dos bens ou serviços fornecidos; os recibos ou nota fiscal com data anterior à do registro do aviso ou da ordem de pagamento, ou posterior ao prazo estabelecido para o adiantamento do mês; os comprovantes emitidos pelo responsável pelo adiantamento; os documentos fiscais sem o certificado de recebimento no verso com duas assinaturas; notas fiscais com prazo de validade vencido, em desacordo com as normas da Fiscalização Fazendária, Estadual ou Municipal. Também não será aceita a prestação de contas sem a 1ª via de documento fiscal. No caso específico de adiantamento de combustíveis e lubrificantes para veículos em viagem ou de reparos de veículos em viagem, também será rejeitado o documento com data de emissão anterior à de saída ou posterior à data de retorno à sede. **n) Em que situações não serão concedidos novos adiantamentos?** Não serão concedidos novos adiantamentos quando já existirem dois adiantamentos em aberto ou quando existir pendência não regularizada em adiantamento anterior; ou se a prestação de contas não for aprovada pelo Ordenador de Despesa por recomendação da Auditoria Interna; ou ainda se não houver devolução do saldo não utilizado. A prestação de contas fora dos prazos estabelecidos pela Resolução PGJ nº 101/2002, alterada pela Resolução PGJ nº 36/2004, também impede a realização de novo adiantamento, independente de haver um único adiantamento em aberto. **o) Poderão ser utilizados adiantamentos a título de despesas com combustíveis para servidores terceirizados?** Nos termos da legislação interna da Procuradoria-Geral de Justiça, existe previsão para o oferecimento de recursos sob a forma de adiantamento para atendimento de despesas com combustíveis para servidores terceirizados. A legislação geral prevê o adiantamento de combustíveis e lubrificantes somente para veículos em viagem. Se o adiantamento de combustível for entregue diretamente para motorista em viagem, somente poderá ser utilizado da data de início da viagem até a data de retorno. E a prestação de contas deverá ser realizada no mesmo prazo estabelecido para a prestação de contas de diária de viagem antecipada, ou seja, 03 (três) dias úteis para servidores da Capital e 10 (dez) dias úteis para servidores do interior do Estado. Se o adiantamento de combustível for realizado para atendimento de viagens durante um certo período, então seu prazo de aplicação é de 30 (trinta) dias, sendo de 10 (dez) dias corridos o prazo para prestação de contas, contados a partir do término do prazo de aplicação dos recursos. **p) O Formulário de “Autorização de Circulação de Veículo - ACV” deve acompanhar a prestação de contas?** Sempre que for necessário, especialmente quando se tratar de prestação de contas de adiantamentos de combustíveis ou para atender despesas com empregados terceirizados. **q) Podem ser utilizados adiantamentos a título de despesas de manutenção em imóveis?** Não objetivamente. Em virtude da atual legislação do INSS e do ISSQN, que onera os serviços com pagamento de contribuição patronal e retenção de valor devido pelo Segurado, ou mesmo de retenção para o Município referente ao ISSQN, até que ocorra vedação expressa nesse sentido, recomenda-se que não se utilize de serviços de pessoa física ou de pessoa jurídica, senão pelo processo normal de pagamento, caso em que é necessário empenho prévio e autorização formal da Superintendência de Finanças. O art. 2º, §1º, da Resolução PGJ Nº 101, de 22 de outubro de 2002, não especifica expressamente a possibilidade ou não de se utilizar os recursos de adiantamento para cobrir despesas de manutenção em imóveis. Entretanto, várias despesas relativas à manutenção de imóveis próprios, locados ou cedidos em comodato, podem ser realizadas com recursos do adiantamento de despesa miúda e de pronto pagamento: pequenos serviços de pintura, adaptação das instalações elétricas e hidráulicas, conserto de janelas, portas e fechaduras, etc. São vedados serviços como a contratação de mão de obra regular para limpeza e conservação, tanto se prestados por pessoa física quanto por pessoa jurídica. Nestes casos, a licitação é a forma adequada de contratar e realizar despesas com a manutenção. \\